Privacy protocol VCNH

Privacy protocol

Vastgesteld door de ALV van 4 maart 2018

De Vespa Club Noord-Holland is een vereniging met beperkte aansprakelijkheid.
Natuurlijke personen kunnen lid worden van de vereniging door een aanmeldformulier in te vullen en deze te doen toekomen aan de secretaris / penningmeester van de vereniging.

Met de ondertekening van het aanmeldformulier, of het invullen van een online aanmeldformulier geeft het (aspirant)lid toestemming zijn/haar gegevens te verwerken in een al dan niet geautomatiseerd ledenbestand en het ter beschikking stellen van deze gegevens aan de overkoepelende vereniging Vespa Scooter Club nederland ten behoeve van de centrale landelijke ledenadministratie.

De ingevulde gegevens zullen conform Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verwerkt worden:

1. Doeleinden van de verwerking

  • activiteiten die, gelet op de doelstelling van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie, gebruikelijk zijn;
  • andere dan de hierboven bedoelde gebruikelijke activiteiten, als die door de ledenvergadering zijn goedgekeurd;
  • het verzenden van informatie aan de leden of begunstigers;
  • het bekend maken van informatie over leden of begunstigers en activiteiten van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie na instemming van de ledenvergadering, voor zover aanwezig, op de eigen website;
  • foto’s en videobeelden met of zonder geluid van activiteiten van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie;
  • het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften (inclusief het in handen van derden stellen van vorderingen);
  • andere activiteiten van intern beheer;
  • het behandelen van geschillen;
  • het doen uitoefenen van accountantscontrole.

2. Categorieën van verwerkte gegevens

  • naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van het lid of de begunstiger;
  • een administratienummer, indien dat geen andere informatie bevat dan de bij het vorige punt bedoelde gegevens;
  • gegevens die betrekking hebben op het lidmaatschap of de begunstiging. Hieronder zijn begrepen gegevens over de aard van het lidmaatschap of de begunstiging (bijvoorbeeld de datum van aanvang van het lidmaatschap en het soort lidmaatschap), de functie binnen de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie (bijvoorbeeld de functie binnen het bestuur) en de deelname aan de activiteiten van de vereniging, de stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie (bijvoorbeeld de beschikbaarheid voor activiteiten);
  • gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften.

3. Categorieën ontvangers van de gegevens

De gegevens zullen alleen verstrekt worden aan:
  • de leden of begunstigers;
  • de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leden of begunstigers;
  • degenen, inclusief derden, die belast zijn met de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden, of leiding geven aan de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden, of noodzakelijk zijn betrokken bij de hierboven onder 1. opgesomde werkzaamheden.
  • anderen, indien: het lid of de begunstiger zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de gegevensverwerking, of de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie, of de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van het lid of de begunstiger (bijvoorbeeld een dringende medische noodzaak), of de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Voorwaarde hierbij is dat de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie ervoor zorgt dat de gegevens ook alleen voor deze specifieke doeleinden verder worden verwerkt.
  • anderen, indien: de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door de stichting, vereniging of publiekrechtelijke beroepsorganisatie (indien deze als bestuursorgaan kan worden aangemerkt) of door het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt, of de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie (bijvoorbeeld een goede bedrijfsvoering) of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Verwerking is in dit geval echter niet toegestaan als de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van het lid of de begunstiger prevaleren boven het gerechtvaardigd belang van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie. In deze laatste twee gevallen mogen de gegevens alleen worden verstrekt: voor zover het gaat om de bij het eerste punt hierboven onder 2. bedoelde gegevens, en nadat het voornemen om de gegevens te verstrekken is medegedeeld aan het lid of de begunstiger of diens wettelijk vertegenwoordiger en deze gedurende een redelijke termijn de gelegenheid heeft gehad om zijn recht op verzet (als bedoeld in artikel 40 of 41 Wbp) uit te oefenen.

4. Specifieke regels voor websites

  • Gegevens op de website van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie worden slechts verstrekt aan: de leden of begunstigers; de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leden of begunstigers; degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijkerwijs zijn betrokken, voor zover zij daartoe door het bestuur zijn geautoriseerd.
  • Het bestuur draagt zorg voor een adequate toegangsbeveiliging van de website, alsmede voor een afdoende bescherming van persoonsgegevens voor verdere verwerking door zoekmachines.
  • De gegevens op de website worden onverwijld verwijderd wanneer de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger daarom verzoekt.

5. Toegestane bewaartermijn

De persoonsgegevens moeten worden verwijderd uiterlijk 2 jaar nadat het lidmaatschap is beëindigd of nadat de begunstiger heeft aangegeven dat hij niet langer als begunstiger wil worden beschouwd. Langer bewaren van de gegevens is alleen toegestaan als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht.


Populaire posts van deze blog

Wie wil er een rit uitzetten?

VCNH weekend 14-16 September 2018

Terugkeer van de Eurovespa?